الموضوع: مدير مكتب المدير

كان هنالك مدير لجامعة عربية عريقة¡ وكان لديه مدير مكتب يمارس صلاحيات تتجاوز بكثير ما يمتلكه مدير المكتب العادي¡ ووصل به الأمر إلى التعامل بفوقية مع وكلاء الجامعة وعمداء الكليات¡ ومن لا يستجيب له ويتعامل مع طلباته كأوامر فقد كان الانتقام جاهزاً¡ عبر تعطيل اجتماعاتهم المطلوبة مع مدير الجامعة أو تأجيلها باستمرار وتأخير معاملاتهم عن قصد¡ أما أكثر الأفعال فظاعة وشناعة فقد كان استغلال قربه من مدير الجامعة¡ واستخدام الذكاء العاطفي بتمرير رسائل سلبية¡ وصورة مغلوطة¡ وشكاوى كيدية وهمية عن وكلاء الجامعة والعمداء الذين لا يتعاملون معه بشكل يرضي غروره¡ وفي يوم من الأيام¡ مرض مدير الجامعة واستدعى الأمر نقله إلى المستشفى لإجراء عملية جراحية عاجلة¡ فما كان من مدير المكتب إلا أن فتح مكتباً خاصاً له في المستشفى¡ ليحاول أن يواصل استغلاله لموقعه المميز إلى أقصى حد ممكن¡ ومع تأزم الوضع الصحي لمدير الجامعة تقرر أن يتنحى عن منصبه ويستلم أحد وكلائه مكانه كمدير جديد للجامعة¡ وحاول مدير المكتب أن يتملق الوكيل السابق ومدير الجامعة الجديد مبيناً له ولاءه وحبه وإخلاصه في العمل¡ وما كان من مدير الجامعة الجديد إلا أن أصدر أول قرار له والمتضمن إعفاء مدير المكتب من منصبه¡ لتنتهي تلك القصة الحزينة إلى الأبد في تاريخ الجامعة¡ مقالة اليوم تناقش أهمية الدور الذي يلعبه مدير مكتب المدير...
لاشك أن منصب مدير مكتب المدير أو المسؤول عموماً¡ من أهم وأكثر المواقع حساسية في المنظمة¡ فهذا الشخص يعتبر واجهة المنظمة للجهات التي تتواصل مع الهرم القيادي¡ والتعامل الراقي يعبر عن الانطباع الذي تعطيه المؤسسة كاملاً والعكس صحيح¡ وفي الوقت نفسه فمدير المكتب بيده ترتيب جدول المواعيد والاجتماعات والزيارات¡ وعدم القدرة على التنسيق الجيد سيترتب عليه ضغط المسؤول باجتماعات وأعمال متتالية ومتراكمة¡ أو تعطيل الأشخاص الراغبين في الاجتماع سواء من داخل المنظمة أو خارجها¡ مما يعد إهداراً كبيراً في الأوقات والموارد.
ومن الأدوار المهمة جداً لمدير المكتب¡ التعامل مع المراجعين وامتصاص غضبهم ومحاولة مساعدتهم¡ وترك الأهم فالأهم للقاء المسؤول¡ وحل المشاكل لمن يتسنى له مساعدتهم دون إشغال صانع القرار¡ على أن هذا التصرف قد يكون خطراً جداً إذا لم يحسن مدير المكتب التصرف واتخاذ القرار¡ لأنه سيعتبر تغييباً لصانع القرار عن المشاكل الحاصلة للموظفين والعملاء في أرض الميدان.
ولا شك أن أخطر السيناريوهات¡ هو الاستغلال السيىء للمنصب من مدير المكتب للمصالح الشخصية أو للانتقام من الآخرين¡ ولذلك فاختيار مدير مكتب قوي أمين هو من أصعب وأهم القرارات التي يتخذها أي مسؤول.
وأختم بكلمات أ. عبدالعزيز الجهني من كتاب (شموع في الإدارة): "لا تنخدع بحسن تنظيم مدير مكتبك¡ أو سكرتيرك للمواعيد والاجتماعات... المهم ليس كلُّ ذلك¡ المهمُّ ألاّ يستغل موقعه بما يتعارض مع سياستك".




http://www.alriyadh.com/1853057]إضغط هنا لقراءة المزيد...[/url]